Tietosuoja

1. Rekisterinpitäjä

Soulbond Oy (3372165-6) Uudenkaupungintie 7 B 26, 00350 Helsinki johanna@bondingway.fi

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Johanna Valkonen johanna@bondingway.fi

3. Rekisterin nimi

Soulbond Oy:n asiakas- ja markkinointirekisteri.

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisia oikeusperusteita henkilötietojen käsittelylle ovat:

• henkilön suostumus (GDPR 6 art. 1 a) — dokumentoitu, vapaaehtoinen, yksilöity, tietoinen ja yksiselitteinen, esimerkiksi uutiskirjeen tilaamisessa,
• sopimus, jossa rekisteröity on osapuolena (GDPR 6 art. 1 b),
• lakisääteinen velvoite (GDPR 6 art. 1 c), kuten kirjanpitolain (1336/1997) edellyttämä kirjanpitoaineiston säilyttäminen,
• rekisterinpitäjän oikeutettu etu (GDPR 6 art. 1 f), kuten B2B-suoramarkkinointi nykyisille asiakkaille.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhteydenpito asiakkaiden kanssa, asiakassuhteen ylläpito, markkinointi sekä asiakassuhteen ja palveluiden kehittäminen. Asiakkaalla on oikeus kieltää hänelle kohdistettu suoramarkkinointi.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: henkilön nimi, asema, yritys/organisaatio, mahdollinen y-tunnus, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoitetiedot), www-osoite, sosiaalisen median profiilit, tiedot tilatuista palveluista ja niiden muutoksista, laskutustiedot sekä muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot.

Lisäksi rekisteri voi sisältää henkilön suoramarkkinointiluvat ja -kiellot, sähköpostilistalle liittymisen ajankohta ja liittymistapa, tieto sähköpostin avaamisesta ja linkkien klikkaamisesta sekä asiakkaan valmennusalustalle syöttämät tiedot.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.

7. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin nähdään tarpeelliseksi asiakassuhteen ylläpitämistä, verkkosivujen hallinnointia ja kirjanpitoa varten. Tiedot poistetaan 5 vuoden kuluessa asiakassuhteen päättymisestä.

8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot

Soulbond Oy ei myy tai vuokraa henkilötietoja kolmansille osapuolille.

Rekisteröityjen henkilötietoja Soulbond Oy:n lukuun käsittelevät seuraavat alikäsittelijät:

• Fennoa Oy — kirjanpito ja laskutus (Suomi)
• Sanni H (Tmi) — taloushallinnon tukipalvelut (Suomi)
• Odoo S.A. — asiakkuudenhallinta (CRM) (Belgia / EU)
• Google Ireland Limited / Google LLC — sähköposti, Drive, Docs, Sheets ja Gemini Workspace-yritysversion osana (EU/USA)
• Vercel Inc. — verkkosivuston tekninen ylläpito ja hosting (palvelimet Irlannissa; alustan ylläpito Yhdysvalloissa)
• Plausible Insights OÜ — anonyymi kävijäanalytiikka (Viro / EU)
• Resend, Inc. — uutiskirjeiden lähetys (USA)
• Anthropic PBC — Claude-tekoälypalvelu omaan työskentelyyn (USA)
• Wispr AI, Inc. (Wispr Flow) — sanelu ja puheen tekstiksi muuntaminen sekä kokousmuistiinpanot (USA)

Osa alikäsittelijöistä sijaitsee EU:n ja ETA:n ulkopuolella (Yhdysvalloissa) tai siirtää alustan ylläpitoon liittyvää dataa Yhdysvaltoihin. Näiden alikäsittelijöiden kanssa tiedonsiirto perustuu EU-komission hyväksymiin vakiosopimuslausekkeisiin (Standard Contractual Clauses, Implementing Decision (EU) 2021/914) sekä mahdollisuuksien mukaan EU–US Data Privacy Frameworkiin. Jokaisen alikäsittelijän kanssa on solmittu GDPR 28 artiklan mukainen käsittelijäsopimus.

Tekoälytyökalujen tarjoajat eivät käytä syöttämiämme tietoja malliensa kouluttamiseen aktivoitujen yksityisyysasetusten ansiosta.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Soulbond Oy suojaa henkilötiedot asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein GDPR 32 artiklan mukaisesti. Käytössä ovat muun muassa seuraavat toimenpiteet:

• pääsynhallinta: vain ne henkilöt, joiden työtehtäviin tieto liittyy, pääsevät käsittelemään sitä,
• vahvat salasanat ja kaksivaiheinen tunnistautuminen kriittisissä järjestelmissä,
• tiedonsiirron salaus (TLS) ja pilvipalveluiden tallennuksen aikainen salaus,
• säännöllinen katselmus käytössä oleviin työkaluihin ja palveluihin,
• henkilötietojen poistaminen tai anonymisointi heti, kun käsittelyperuste päättyy.

Rekisterinpitäjä ilmoittaa tietoturvaloukkauksesta valvontaviranomaiselle (tietosuojavaltuutetulle) ilman aiheetonta viivytystä, viimeistään 72 tunnin kuluessa loukkauksen havaitsemisesta GDPR 33 artiklan mukaisesti.

10. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista. Pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä vastaa EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

11. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet:

• oikeus saada pääsy tietoihin (15 art.),
• oikeus tietojen oikaisuun (16 art.),
• oikeus tietojen poistamiseen ("oikeus tulla unohdetuksi", 17 art.),
• oikeus käsittelyn rajoittamiseen (18 art.),
• oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen koneluettavassa muodossa (20 art.),
• oikeus vastustaa käsittelyä, joka perustuu oikeutettuun etuun (21 art.),
• oikeus peruuttaa antamansa suostumus milloin tahansa, jos käsittely perustuu suostumukseen,
• oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle (tietosuoja.fi), jos rekisteröity katsoo henkilötietojensa käsittelyn olevan tietosuojalainsäädännön vastaista.

Pyynnöt lähetetään kirjallisesti osoitteeseen johanna@bondingway.fi. Vastaamme pyyntöihin ilman aiheetonta viivytystä, viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta.

12. Soulbond Oy käsittelijän roolissa

Soulbond Oy toteuttaa asiakkailleen asiakastutkimusprojekteja, joissa haastatellaan heidän asiakkaitaan tai sidosryhmiään. Näissä projekteissa rekisterinpitäjänä toimii toimeksiantava asiakas, ja Soulbond Oy käsittelee henkilötietoja heidän puolestaan kirjallisen käsittelijäsopimuksen (DPA) nojalla.

Käsittelijäsopimuksessa määritellään käsittelyn tarkoitus, kesto, käytetyt työkalut ja alikäsittelijät, tietoturvatoimenpiteet sekä rekisteröityjen oikeuksien toteuttaminen. Asiakastutkimuksen yhteydessä haastateltavalle annetaan erikseen tieto käsittelystä ja heidän oikeuksistaan toimeksiantajan tietosuojaselosteen mukaisesti.

Asiakkaiden asiakastutkimusten työaineistot (haastatteluäänitteet, litteraatit, työmuistiinpanot) säilytetään 3 kuukautta projektin päättymisestä, ellei toimeksiantajan kanssa ole sovittu lyhyemmästä säilytysajasta.